単なるメモからの脱却！買い物リスト、サブタスク、スマートリストの活用方法
Macに標準で入っている「リマインダー」というアプリ。スケジュールやタスク（ToDo）、思いついたことなどをさっと書き留めて、忘れないように期限が近づいたら通知で教えてくれる。付箋のように手軽に使えるので、ちょっとしたメモ代わりにしている人も多いかもしれませんね。 そんな手軽さが魅力でもある「リマインダー」ですが、じつは毎日の「タスク管理」「やること整理」をぐっと楽にしてくれる、驚くほど多機能なツールなのです。とくに買い物リストの自動分類と、プロジェクト管理ができるサブタスク機能は必見です。
私がこのアプリの魅力に気づいたのは数年前のこと。 それまでは、頭に浮かんだ「やること」をメモアプリに残したり、大事な予定をカレンダーに書き込んだりと、あちこちにタスクが散らばってしまって、なんだか落ち着かない毎日でした。 でもメモ代わりにしていた「リマインダー」をしっかりと使い始めてみると、そこには「やること整理」をとてもシンプルに、そして快適にできる便利な機能がたくさんあることに気づいたのです。今では「一番使っているMac標準アプリは？」と聞かれると「リマインダー」と答えるほど、私の日常にすっかり溶け込んだアプリになっています。
今回の記事では、そんな「リマインダー」アプリの基本的な使い方から、ちょっとした応用テクニックまでをご紹介します。 日々の生活やデスクワークの中で、私自身がどのように活用しているのかも交えながら、その魅力をお伝えできればと思います。あなたの 「Macでやること整理」がもっと心地よく、よりスムーズになりますように。
頭の余白を作る！まずは「基本操作」リマインダーの作成と管理
まずはじめに、リマインダーをMacのデスクトップに表示する方法です。画面下方にある、またはマウスを下方に移動させると表示されるDock（ドック）からリマインダーアイコンをクリックします。もしくはその左側に並ぶLaunchpad（ローンチパッド）をクリックしてMacアプリ一覧から探すこともできますし、画面右上にある🔍Spotlight検索に「リマインダー」と入力すればすぐに表示されます。
では、リマインダーを使いこなす第一歩「基本操作」からご紹介します。新しいタスクを思いついた時にさっと追加できる手軽さがこのアプリの魅力のひとつです。タスクの追加方法はリマインダーリストの右上「＋」ボタンをクリックして文字を打ち込むだけ。とても簡単です。私はよく、コーヒーを飲みながらほっと一息ついている時に「あ、あれをするつもりだった」とふと思い出したタスクをその場でささっと追加しています。頭に浮かんだことをすぐに記録できるこの感覚は、頭の中の余白が広がるようで何とも心地よく、気分まですっきりするのです。
でも、ただタスクを書き込むだけだと、後で見返したときに「これって何のことだっけ？」なんて、首をかしげてしまうこともありますよね。そんな時は、リマインダーに打ち込んだ項目にカーソルを合わせると出てくる「 i 」マークをクリックしてみて下さい。日時や場所の通知を設定したり、メモを書き加えたりと、忘れがちな詳細情報をきちんと残しておけるのです。
たとえば「歯医者の予約」というタスクに、予約の時間やクリニックの場所をメモしておくと、その日になって慌てることもなくなります。「早期リマインダー」を「1日前」に設定しておけば、前日に通知で教えてくれるので、持ち物の確認や当日の行動をシミュレーションすることができます。ゴミ出しなど決まった曜日の予定や、銀行口座の引き落とし日などは「繰り返し」設定をしておくのもおすすめです。
そして、iCloudでMacやiPhone、iPadなどとリマインダーを同期できるのも大きな魅力です。朝はiMacの画面でその日の予定をじっくり整理して、外出先ではiPhoneで確認、そしてApple Watchで完了をチェックする。「場所」設定をしておけば、うっかり忘れて自宅を出た後でも、玄関から離れた瞬間にiPhoneやApple Watchが教えてくれるのです。頼もしいですよね。こうした細やかな設定が未来の自分をそっと助けてくれているのです。そんなふうに、どこにいても、どのデバイスからでも同じタスクにアクセスできるこのシームレスな連携機能は、一度味わってしまった今では、もう手放せないかもしれません。
手が離せない時に思い出したタスクは、Siriに話しかけてリマインダーを作成してくれるようにお願いすることもあります。たとえば「明日の朝7時にシーツを洗うようにリマインドして」「自宅から出発するときに◯◯さんに電話するように教えて」など、覚えておかなくちゃという小さなモヤモヤもその場ですぐにすっきりさせます。
さて次は、買い物リストが驚くほど便利に！自動カテゴリ分け機能
さて次は、暮らしを助けてくれる機能「買い物リスト」をご紹介します。リストタイプを「標準リスト」ではなく「買い物リスト」に設定してみてください。すると、入力した食料品や日用雑貨などが自動でカテゴリ分けされます。「乳製品」や「野菜・果物」といったように、お店の売り場ごとにリストが整理されるので、スーパーやショッピングモールなどの乳製品コーナーでは「乳製品」カテゴリをチェック、野菜コーナーでは「野菜・果物」カテゴリを見れば、売り場を行ったり来たりすることなく、買い物がとてもスムーズになります。
以前はというと、メモアプリに箇条書きしていました。売り場コーナー別にグループでまとめて、購入済みは消して、品切れで買えなかったものを次回のリストに新たに加えて、それから定期的に買う物を毎回書き足してと、まるで紙と鉛筆で書いているのと変わらない使い方をしていたのです。
ところが、リマインダーの「買い物リスト」では、それらの手間が一掃され、すべてクリック一つで完了です。定期的に買う物は「実行済み」表示からすぐにリストに戻すことができます。「以前買ってみてよかったアレは何ていうのだっけ？」という物も「実行済み」から探し出せますし、「 i 」マークからURLや画像を追加しておくと間違いなしです。とても助かっています。
購入済みのものでも消去や削除しない限り「買い物リスト」には残っています。右上の「表示・非表示」の切り替えで「実行済みも表示するか」「未実行のみ表示するか」の表示スタイルを選ぶことができます。普段は非表示スタイルで、過去に買ったものから選びたい時に「実行済み」も表示させて、◯マークの緑色を外すことでリストに戻すようにしています。
さらに、この「買い物リスト」は家族と共有することもできるのです。項目が追加された時に通知される設定にしてあるので、たとえば家族が「バターがなくなりそうだな」と気づいた時にリストに追加しておいてくれれば、私が外出帰りにスーパーに寄って買うことができます。ファミリー共有の方法は、右上の人型アイコンをクリックするか、左側のサイドバーから共有したいリストを選んで人型アイコンをクリックし、共有方法を選びます。相手が承認すると共同編集ができるようになります。
リマインダーアプリで私がもっとも活用しているのは、間違いなくこの「買い物リスト」です。Apple Watchとの連携で、買い物先でも手をふさぐ事なく手首の小さな画面を見ながら快適にショッピングを楽しめます。私にとってそれは大げさなものではなく、さりげなく毎日の暮らしを助けてくれる存在。でも無ければきっと困ってしまう、そんな頼もしさがあります。
AIと育てよう！自動カテゴリ分類を移動させる
なのですが、少々問題もあるのです･･･。自動カテゴリ分けに「ん？？」と思うものが発生するのです。たとえば「よもぎ餅」と入力すると「野菜・果物」のカテゴリに、「たい焼き」はなんと「鮮魚・海産物」の仲間になってしまいました。「🥛ミルク」が「ベビー用品」のカテゴリに紛れ込んでいるのを見た時は思わずクスッと笑ってしまいました。そして「🐓むね」はなぜか「家庭用品」。これは「鶏むね肉」と正しく打ち直すことで解決しました。品名はできるだけ一般的で明確な表記にするとよいかもしれませんね。
自動でカテゴリを分類をしてくれる機能は、AIが品名を学習していく仕組みになっているようなので、最初はちょっとしたズレがあるかもしれませんが、使えば使うほど精度が上がっていきます。一度手動で正しいカテゴリに移動しておけば、次回からはその分類が記憶されるので、少しづつ自分に合ったセクションに育てて行けるのも楽しかったりします。
「たい焼き」を「鮮魚・海産物」カテゴリから、「冷凍食品」に移動するにはドラッグ&ドロップが便利です。マウスで「たい焼き」を押したまま目的のカテゴリ「冷凍食品」までカーソルを動かして離します。もしくは、右クリック→「セクションを移動」にカーソルを合わせるとカテゴリ一覧が表示されるので、そこで選択クリックします。
「よもぎ餅」を「おやつ・スイーツ」という新しいカテゴリを作って移動させたい場合は、まず新規カテゴリの作成が必要です。「よもぎ餅」を右クリック→「新規セクション」を選び「おやつ・スイーツ」と入力します。または右上の「新規セクションを追加」をクリックすることでも追加できます。カテゴリが作成されたら「よもぎ餅」をドラッグ&ドロップで移動させましょう。すでにあるカテゴリ名（セクション名）を変更したい場合は、そのカテゴリをクリックするだけで簡単に打ち直すことができます。
「カテゴリは必要ないかも」と感じる方もいるかもしれませんね。そんな時は、右クリック→「セクションを移動」から「なし」を選択します。「なし」に設定された項目は「その他」にまとめられます。その中で目的に合わせて順番を並び替えるのもひとつの使い方ですよね。
大きなタスクは分解して管理！「サブタスク」でゴールまでの道のりを明確に
そして、大きなプロジェクトを小さなステップに分けて管理できる「サブタスク」機能。旅行の計画や仕事のプロジェクトなど、ひとつのタスクがいくつかのステップで成り立っていることがよくあります。そんな時に頼りになるのが「サブタスク」という機能です。たとえば「GW旅行の準備」という大きなタスクの下に「宿泊先の予約」や「交通手段の手配」「持ち物リストの作成」といった小さなタスクを設定できます。
サブタスクの追加は意外と簡単。親となるリマインダーの上にドラッグ&ドロップするか、command+]キーを押すだけです。大きなプロジェクトも、こうして細かく分けていくことで「今どこまで進んでいるのか」がひと目で分かり、ゴールまでの道のりが明確になるのです。親タスクが完了するとサブタスクも一緒に完了扱いになるなど、進捗が分かりやすいと、不思議とモチベーションも維持しやすいものですよね。
見た目をカスタマイズ！自分だけのリスト表示を作る
タスクをシンプルな「リスト形式」で表示するか、セクションごとに列で分ける「カラム表示」にするかを選べるカスタマイズ機能があります。Mac画面上部の「表示」メニューから切り替えるだけなので、ぜひ試してみてください。カラム表示にすると、看板のようなブロックスタイルでタスクを見ることができます。とくに複数のプロジェクトを同時に進めている時にはタスクの状況が把握しやすくなるので「今日は進行中のタスクが多いから、新しいタスクは明日にまわそう」といった判断もしやすくなりました。
リストごとに色やアイコンを設定することで視覚的に分かりやすく整理できます。私は仕事関連は落ち着いた青、プライベートは優しい緑、買い物は元気な黄色というように色分けしています。アイコンも豊富、絵文字も使えるので、自分らしいカスタマイズができるのが楽しいです。見た目が整うとタスク管理そのものへの気持ちも何だか前向きになれるのです。
状況に合わせて自動集約！「スマートリスト」で今やることを把握する
まだまだあります、画期的な「スマートリスト」機能。「今日中」「フラグ付き」など、あらかじめ設定した条件に合うリマインダーを自動で集めてくれるリストです。おかげで手作業で整理する手間が大幅に減りました。さらに、「タグ」や「場所」、「優先順位」といった自分だけの条件でタスクを絞り込める機能があります。たとえば「♯仕事」というタグをつけて、かつ「高優先度」に設定したタスクだけを表示するスマートリストを作っておけば、仕事で今すぐ取り組むべきことが一目瞭然になります。
私が実際に作って活用しているのは「今週中にやること」や「外出時にできること」「電話が必要なタスク」といったリストを作っています。とくに「外出時にできること」はとても便利で、銀行や郵便局、役所関連の用事をまとめて表示させています。外出の予定があるときにこのリストをチェックすれば、効率的に用事を済ませることができるのです。
予定とタスクを一つの画面で確認！「カレンダー」アプリと同期
「カレンダー」アプリでリマインダーを表示・作成することもできます。たとえば「買い物リスト」で「◯月◯日に◯◯を買いに行く」といった予定がある場合、「カレンダー」アプリ上でそのリマインダーを確認できます。さらに、新しいリマンダーを「カレンダー」から作成することもできます。リマインダーは「やることリスト」に最適ですが、日時が決まっている予定は「カレンダー」アプリと連携させることで、よりスムーズに管理できます。予定とタスクをひとつの画面で確認したい人にぴったりの使い方ですね。
こうして見てくると、「リマインダー」アプリは、単なるToDoリストではなく、日々の暮らしから仕事まで、あらゆる場面でパワフルに活躍してくれる頼もしいパートナーのような存在だと感じませんか？
もちろん、私も最初からすべての機能を使いこなせていたわけではありません。基本的な機能から少しずつ試しながら覚えていき、自分に合った「リマインダー」の使い方を見つけてきました。そうして「単なるメモ代わり」から脱却した「リマインダー」の活用方法で、心地よく快適なタスク管理を実現することができたのです。
タスク管理をもっと心地よく、もっと快適に
今回ご紹介した、標準リストや買い物リストで日常のタスクを整理し、サズタスクで細やかな作業を分解して、スマートリストで自動的に集約する――そんな機能を活用することで、頭の中のモヤモヤがスッと晴れていきます。最初はシンプルな使い方からでも大丈夫。少しずつ自分に合ったスタイルを見つけていけば、気づくと「リマインダー」があなたの毎日を支えてくれる頼もしい存在になっていると思います。タスク管理がスムーズになると、心と時間に不思議と余裕が生まれて、本当にやりたいことに集中できるようにもなります。
Macに標準で入っている「リマインダー」アプリで「やること整理」をもっと快適に。今日から、あなたの暮らしにちょっとした余白と、集中できる期間を取り戻してみませんか？
